მშენებლობის მართვის პლატფორმების შეცვლა არ არის ის, რისი გაკეთებაც გუნდებს შეუძლიათ უეცრად. თქვენ არა მხოლოდ ახალ პროგრამულ უზრუნველყოფას ყიდულობთ (რაც შეიძლება უზარმაზარი ფინანსური ინვესტიცია იყოს), არამედ ასევე გეგმავთ მიგრაციის ხარჯებს, გამოყოფთ დროს ტრენინგისთვის და ცდილობთ გაარკვიოთ, თუ როგორ შეინარჩუნოთ ცოცხალი პროექტები მთელი პროცესის განმავლობაში.
თუ პროცესი სწორად არ განხორციელდა, პლატფორმის შეცვლა შეიძლება საკმაოდ რთული აღმოჩნდეს. თუმცა, თუ სწორ პლატფორმასა და მიგრაციის გეგმას აირჩევთ, გაწეული ძალისხმევა და ინვესტიცია აუცილებლად გაამართლებს.
ამის კარგი მაგალითია Cleveland Construction — ეროვნული გენერალური კონტრაქტორი, რომელიც ოპერირებს ისეთ სექტორებში, როგორიცაა K-12 განათლება, მრავალბინიანი საცხოვრებელი პროექტები, სტუმარ-მასპინძლობის სფერო და ისტორიული შენობების ადაპტური რეაბილიტაცია.
Cleveland Construction-მა Autodesk Construction Cloud (ACC)-ის გამოყენების შესაძლებლობა მაშინ დაიწყო, როდესაც შეაფასა იმ დროისთვის გამოყენებული პროგრამის — Procore-ის ხარჯები. საბოლოოდ კომპანიამ გადაწყვიტა პლატფორმის შეცვლა არა მხოლოდ იმიტომ, რომ ხარჯვის მოდელი აღარ იყო ეფექტური, არამედ იმიტომაც, რომ მათ დაინახეს შესაძლებლობა, გაეთანამედროვებინათ გუნდის სამუშაო პროცესები.
- დაიწყეთ “რატომ”-ით და იყავით გამჭვირვალე
ცვლილებების მართვის წარმატებისთვის ერთ-ერთი მთავარი საფუძველი არის მკაფიო კომუნიკაცია და გამჭვირვალობა. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მაშინ, როდესაც ცვლით თქვენი ტექნოლოგიური ეკოსისტემის მნიშვნელოვან ნაწილს, მაგალითად, სამშენებლო მართვის პლატფორმას. რადგან ცვლილება მრავალ გუნდს ეხება, აუცილებელია კონტექსტის სწორად ჩამოყალიბება და მათი მხარდაჭერის მიღება პროცესის ადრეულ ეტაპზევე. ზუსტად ასე მოიქცა Cleveland Construction-იც.
„ყველაზე მნიშვნელოვანი, რაც თავიდანვე სწორად გავაკეთეთ, იყო ყველასთვის იმის ახსნა, თუ რატომ განვიხილავდით ACC-ს და რა ფინანსური ინტერესი გვქონდა,“ — ამბობს ელიოტ კრისტიანსენი, Cleveland Construction-ის ოპერაციების უფროსი ვიცე-პრეზიდენტი.
გარდა „რატომ“-ის ახსნისა, ელიოტმა მომხმარებლები და დაინტერესებული მხარეებიც ჩართო სხვადასხვა პროგრამული დემონსტრაციის პროცესში და მათი უკუკავშირიც გაითვალისწინა.
ACC პრაქტიკაში
შერჩევის პროცესის შემდეგ გუნდები აქტიურად ჩაერთვნენ ACC-ის გამოყენებაში პრაქტიკულ დონეზე.
„ჩვენ ისინი ჩავრთეთ ფორმების შექმნაში და დავრწმუნდით, რომ ყოველდღიური სამუშაო ანგარიშები იმგვარი იყო, როგორიც ზედამხედველებს სურდათ.“ — იხსენებს ელიოტი.
ეს ყველაფერი ACC-ის მოდულური სტრუქტურის წყალობით მარტივად განხორციელდა, რაც გუნდებს საშუალებას აძლევს ახალი სამუშაო პროცესები კომპანიის უკვე არსებულ ოპერაციულ მოთხოვნებს მოარგონ.
საბოლოოდ, ელიოტის თქმით, აღმასრულებელი დონის მიღმა არსებული გუნდების აქტიურმა ჩართულობამ ტრანზიციის პროცესი მნიშვნელოვნად გაამარტივა.
- მიგრაციას მიუდექით როგორც გაუმჯობესების შესაძლებლობას და არა უბრალოდ გამეორებას
მიგრაციის პროცესი მხოლოდ პროგრამის შეცვლად არ უნდა აღიქვათ; მას უნდა შეხედოთ როგორც შესაძლებლობას, გააუმჯობესოთ თქვენი სამუშაო პროცესები.
ბევრი გუნდი ახალ სისტემაში ცდილობს ძველი სისტემის რეკონსტრუქციას. Cleveland Construction-მა კი ეს ცვლილება სტრატეგიულ შესაძლებლობად გამოიყენა სამუშაო პროცესების მოდერნიზაციისთვის, მოძველებული ბარიერების მოსაშორებლად და კომპანიის მასშტაბით პროცესების სტანდარტიზაციისთვის.
ელიოტი და მისი გუნდი მიგრაციას არ მიუდგნენ, როგორც ძველის რეკონსტრუქციას. მათ ეს პროცესი გამოიყენეს იმისთვის, რომ უკან დაეხიათ და უფრო მნიშვნელოვანი კითხვები დაესვათ იმაზე, რეალურად როგორ სრულდება სამუშაოები.
ელიოტის თქმით, ახლა რომ თავიდან იწყებდეს, კიდევ უფრო დიდ დროს დაუთმობდა ამ მიდგომას, იმდენად მნიშვნელოვანი აღმოჩნდა ცვლილებების დანერგვა ACC-ზე გადასვლის პროცესში.
„უფრო მეტ დროს დავხარჯავდი იმაზე ფიქრში, თუ რას შევცვლიდი კომპანიაში იმ კუთხით, თუ როგორ ვმუშაობთ,“ — განმარტავს ის. „გვჭირდება თუ არა სამუშაო პროცესების ცვლილება? ეს შესანიშნავი შესაძლებლობაა მსგავსი ცვლილებების განსახორციელებლად.“
ACC პრაქტიკაში
ამ მიდგომის კარგი მაგალითია, როგორ გადაამუშავა Cleveland-მა შეთანხმების სამუშაო პროცესები. ადრე შიდა შეთანხმების პროცესები სრულად DocuSign-ის საშუალებით ხდებოდა, ხოლო ახლა ეს პროცესები პირდაპირ ACC-ში მიმდინარეობს.
შიდა შეთანხმების პროცესებიც კი DocuSign-ის ხდებოდა,“ — ამბობს ელიოტი. „ყოველ ჯერზე ვიხდიდით თანხას, მაშინაც კი, თუ დოკუმენტი უარყოფილი იყო.“
ACC-ის გამოყენებით შიდა შეთანხმები სრულად პლატფორმის შიგნით ხორციელდება, ხოლო მხოლოდ საბოლოოდ დამტკიცებული დოკუმენტები იგზავნება DocuSign-ში გარე ხელმოწერებისთვის.
მსგავსი მიდგომა გამოიყენეს ქვეკონტრაქტორებთან მუშაობის პროცესშიც. შაბლონები ახლა ავტომატურად გენერირდება cost tool-იდან, გადის ხელმოწერის პროცესს და ავტომატურად ინახება უკან სისტემაში. ელიოტის შეფასებით, ამ ცვლილებამ კონტრაქტების ადმინისტრატორების სამუშაო დატვირთვა დაახლოებით 75%-ით შეამცირა.
- გამოიყენეთ ძლიერი იმპლემენტაციის პარტნიორი პროცესის დასაჩქარებლად
პლატფორმის შეცვლა შეიძლება რთულ და დამაბნეველ პროცესად მოგეჩვენოთ. კარგი ამბავი ისაა, რომ ამის გაკეთება მარტო არ გიწევთ. მნიშვნელოვანია იპოვოთ პარტნიორი, რომელიც დაგეხმარებათ სამუშაო პროცესების გადატანაში, მათ გაუმჯობესებაში და დანერგვის პროცესის სწორად წარმართვაში.
Cleveland Construction-ისთვის ასეთი პარტნიორი იყო IMAGINiT Technologies — Autodesk-ის პლატინის დონის პარტნიორი, რომელიც კომპანიებს ტექნოლოგიური გადაწყვეტილებების დანერგვასა და ინვესტიციის მაქსიმალურ ამოგებაში (ROI) ეხმარება.
IMAGINiT-ის Construction Solutions გუნდის მენეჯერის, ვინს დანიელეს თქმით, წარმატების გასაღები არის იმპლემენტაციის პროცესის სტრუქტურირებულ, ეტაპობრივ პროცესად აღქმა, რომელიც იწყება სიღრმისეული ანალიზით.
„ჩვენ ვხვდებით სხვადასხვა გუნდს და დეტალურად ვსწავლობთ, როგორ იყენებენ ისინი მიმდინარე პლატფორმას,“ — განმარტავს ვინსი. ამის შემდეგ IMAGINiT, როგორც წესი, აწყობს ACC-ის საწყის პროექტის შაბლონს და რეალურ სამუშაო პროცესებზე დაყრდნობით ამზადებს ადმინისტრატორთა ძირითად ჯგუფს.
ACC პრაქტიკაში
Cleveland-ის შემთხვევაში დანერგვის პროცესის დაჩქარებაში გადამწყვეტი ფაქტორი იყო რეალური მონაცემების გამოყენება. IMAGINiT-მა აქტიური Procore პროექტი გადაიტანა ACC-ში, რათა გუნდებს ემუშავათ უკვე ნაცნობ გარემოში.
„ისინი უბრალოდ ახალ ინსტრუმენტს კი არ ხედავდნენ,“ — ამბობს ვინსი. „ისინი ხედავდნენ საკუთარ RFIs-ს, ნახაზებს და ჟურნალებს.“
სისტემის სრულად ამოქმედების შემდეგაც IMAGINiT აგრძელებდა ჩართულობას მენტორინგისა და პროცესების დახვეწის მიმართულებით. შედეგად, ტრანზიცია შეუფერხებლად განხორციელდა და მხოლოდ სამიდან ექვს თვემდე პერიოდში დასრულდა.
- სამუშაო პროცესების ოპტიმიზაცია საველე სამუშაოებისთვის – და არა მხოლოდ ოფისისთვის
თუ თქვენი სამშენებლო მართვის პლატფორმა საველე გუნდებისთვის მოსახერხებელი არ არის, ის სტაბილურად ვერ დაინერგება თუ იგი საკმარისად ძლიერი არ არის.
Cleveland Construction-მა მთელი პროცესის განმავლობაში ყურადღება სწორედ საველე გუნდებზე გაამახვილა. მათ თავიდანვე ჩართეს სუპერვაიზერები პროცესში და შექმნეს mobile-first გამოცდილება — მარტივი ფორმებით, ნაკლები ქმედებით და კონტექსტზე მორგებული ავტომატიზაციით. ამ მიდგომამ შედეგი სწრაფად მოიტანა — ACC სწრაფად დაინერგა საველე დონეზე.
ACC პრაქტიკაში
ACC ძალიან დადებითად მიიღეს Cleveland Construction-ის საველე გუნდებმა, რაც ერთ-ერთი ყველაზე მოულოდნელი შედეგი აღმოჩნდა.
„სწორედ აქ ველოდი ყველაზე დიდ წინააღმდეგობას,“ — ამბობს ელიოტი.
ერთ-ერთი მთავარი გამოწვევა იყო ყოველდღიური ანგარიშგება.
„Procore-ს ძალიან კარგი daily log ინსტრუმენტი აქვს,“ — აღნიშნავს ელიოტი. „მაგრამ ვინსის გუნდთან ერთად მუშაობის შედეგად, Forms ინსტრუმენტში ამის სწორად აწყობით, ვფიქრობ, Autodesk-ში უკეთესი სისტემა მივიღეთ, ვიდრე ადრე გვქონდა.“
Cleveland-მა ყოველდღიური ანგარიშები თავიდან ააწყო ACC-ის Forms და Issues მოდულების გამოყენებით. ისინი გადააქცია სტრუქტურირებულ, საველე გუნდებზე მორგებულ პროცესებად, ნაცვლად თავისუფალი ტექსტის ჩანაწერებისა.
ახლა სუპერვაიზერები პასუხობენ მარტივ, დიახ/არა ტიპის კითხვებს, მაგალითად, შეფერხდა თუ არა სამუშაო ამინდის გამო.
- თუ პასუხი „არაა“ ისინი უბრალოდ აგრძელებენ.
- თუ პასუხი „დიახაა“ ACC აიძულებს მათ შექმნან Issue ანგარიშის დახურვამდე.
ეს Issue ივსება წინასწარ განსაზღვრული შაბლონიდან, სადაც ტექსტის აკრეფის ნაცვლად გამოიყენება ჩამოსაშლელი მენიუები და ავტომატურად ეგზავნება შესაბამის პირებს.
იგივე ლოგიკა ვრცელდება მიწოდებებზე, ინსპექციებსა და სხვა შეფერხებებზე.
„რამდენიმე ფორმა, რომელსაც ადრე ცალ-ცალკე ავსებდნენ ჩვენი გუნდები, ერთ ფორმაში გავაერთიანეთ,“ — განმარტავს ელიოტი. „ამან პროცესი ყველასთვის გაამარტივა.“
საველე გუნდებმა ასევე დადებითად შეაფასეს ACC-ის მობილური გამოცდილება — სისტემა ავტომატურად ამატებს ფოტოებს ტეგებს, აფიქსირებს GPS ლოკაციას და მუშაობს იმგვარად, როგორც გუნდები უკვე მიჩვეულები იყვნენ.
ნახაზები და მონიშვნები მუშაობს სტანდარტულად, ხოლო მობილური აპლიკაცია გუნდებს აძლევს შესაძლებლობას თავად აირჩიონ, რომელი პროექტები დაასინქრონონ, რათა მოწყობილობა არ გადაიტვირთოს.
„თუ რამდენიმე პროექტზე მუშაობ, მოწყობილობის მეხსიერება სრულად არ ივსება,“ — ამატებს ელიოტი.
დადებითი გამოხმაურება მიიღო გრაფიკის ინსტრუმენტმაც განსაკუთრებით იმის გამო, რომ განახლებების განხორციელება უკვე პირდაპირ საველე პირობებიდან არის შესაძლებელი.
- გამოიყენეთ ACC თანამშრომლობის გასაძლიერებლად არქიტექტორებთან, დამკვეთებთან და კონტრაქტორებთან
სამშენებლო მართვის პლატფორმის განახლება მხოლოდ შიდა გუნდებისთვის არ არის სასარგებლო. ის ასევე ამცირებს სირთულეებს გარე პარტნიორებთან თანამშრომლობის პროცესშიც.
Cleveland Construction-ის შემთხვევაში, ACC-მ მნიშვნელოვნად გააუმჯობესა თანამშრომლობა შიდა გუნდებსა და არქიტექტორებს შორის.
„თავიდან შეფასების პროცესში ამას განსაკუთრებულად არ ვაქცევდი ყურადღებას, მაგრამ პლატფორმის შეცვლის შედეგად ბევრად გაგვიადვილდა კოორდინაცია ჩვენს არქიტექტორ პარტნიორებთან. ადრე ხშირად ვაწყდებოდით წინააღმდეგობას, როცა Procore-ის გამოყენებას ვთხოვდით,“ — აღნიშნავს ელიოტი.
ACC პრაქტიკაში
ACC-ის გამოყენებით Cleveland-მა შეძლო პარტნიორებთან იმ გარემოში მუშაობა, სადაც ისინი უკვე აქტიურობენ.
„ახლა მათ პირდაპირ ACC-ზე ვაძლევთ წვდომას,“ — განმარტავს ელიოტი. „მათ უმეტესობას უკვე აქვს ანგარიში, ამიტომ შეგვიძლია საქაღალდეების დაკავშირება.“
ამ მოქნილობამ უფრო ღრმა ინტეგრაციის შესაძლებლობა შექმნა. IMAGINiT-ის Pulse ინტეგრაციის პლატფორმის გამოყენებით, Cleveland ახლა ასინქრონებს პროექტს საკუთარ ACC გარემოსა და დამკვეთის ACC სისტემას შორის.
პროექტები ავტომატურად გადადის დამკვეთის სამუშაო პროცესში, გადის არქიტექტორის განხილვას და ბრუნდება შესაბამისი სტატუსით. მაგალითად:
- დამტკიცებულია;
- დამტკიცებულია შენიშვნებით;
- საჭიროებს გადახედვას და ხელახლა წარდგენას;
„ეს ის შესაძლებლობაა, რასაც Procore-ში ვერასდროს მივაღწევდით,“ — ამბობს ელიოტი. „ისინი უბრალოდ ასე კარგად არ ინტეგრირდებოდა.“
სარგებელი მიიღეს ქვეკონტრაქტორებმაც. ელიოტის თქმით:„ვხედავთ, რომ ბევრი ქვეკონტრაქტორი უკვე აქტიურად იყენებს ACC-ს და საკმაოდ კარგად არის გაცნობიერებული. ზოგიერთ მათგანს საკუთარი ანგარიშიც კი აქვს, რაც ფაილების გაზიარებას ბევრად ამარტივებს.“
- დააფიქსირეთ და აღნიშნეთ ადრეული წარმატებები იმპულსის შესაქმნელად
ახალი პლატფორმის დანერგვა თანამშრომლებისთვის სერიოზული ცვლილებაა, ამიტომ მნიშვნელოვანია როგორც დიდი, ისე მცირე წარმატებების იდენტიფიცირება, კომუნიკაცია და აღნიშვნა. ეს პროცესს აჩქარებს და მოტივაციას ზრდის.
პირველი დადებითი შედეგები გუნდებს აძლევს თავდაჯერებას, განსაკუთრებით მაშინ, როცა ეს ცვლილებები ყოველდღიურ სამუშაოშიც აშკარად იგრძნობა.
ACC პრაქტიკაში
ACC-ის დანერგვამ Cleveland Construction-ს რამდენიმე მნიშვნელოვანი შედეგი მოუტანა:
- კონტრაქტების ადმინისტრირების დატვირთვის შემცირება 75%-ით;
- ქვეკონტრაქტების ავტომატური გენერაცია;
- DocuSign-ის გამოყენების შემცირება (და შესაბამისად, ხარჯების შემცირება);
- წინასწარ გამზადებული პროექტის შაბლონები 200+ ფაილით;
- გაუმჯობესებული ყოველდღიური ანგარიშგება;
- ACC Schedule-ის გამოყენება რეალურ დროში განახლებებისა და შეფერხებების მონიშვნისთვის;
- ექვსწლიანი პერიოდის განმავლობაში საშუალო ექვსნიშნა ეკონომია;
ამასთან, ელიოტი ხაზს უსვამს მცირე, მაგრამ მნიშვნელოვან გაუმჯობესებებსაც — მაგალითად, დღის განმავლობაში ყოველი 30 წამის დაზოგვას.
ახლა პროექტები იწყება უკვე ასობით წინასწარ ატვირთული ფაილით, ნაცვლად იმისა, რომ ყველაფერი ხელით აიტვირთოს. ასევე, ACC იყენებს ე.წ. flyout ფანჯრებს (გვერდის სრული გადატვირთვის გარეშე), რაც გუნდებს საშუალებას აძლევს არ დაკარგონ სამუშაო რიტმი.
„შეიძლება ეს პატარა დეტალად ჟღერდეს,“ — ამბობს ელიოტი, „მაგრამ თუ დღეში ასჯერ ზოგავ 30 წამს, ეს უკვე სერიოზულ სხვაობას ქმნის. პატარა ცვლილებაა, მაგრამ პროექტის გუნდისთვის ძალიან მნიშვნელოვანი.“
დასკვნა
პლატფორმის შეცვლა სულაც არ ნიშნავს პროცესების დარღვევას. Cleveland Construction-ის გამოცდილება გვაჩვენებს, რომ თუ ადრეულ ეტაპზე ჩართავთ დაინტერესებულ მხარეებს და იმუშავებთ სწორი იმპლემენტაციის პარტნიორთან, მიგრაცია შეიძლება გადაიქცეს შესაძლებლობად. უფრო ეფექტური სამუშაო პროცესებისა და გაძლიერებული თანამშრომლობისთვის.
სტატიის წყარო: www.autodesk.com